仕事効率化

文章の上手い人は何が違う?7つの特徴と文章力の鍛え方を解説

こんにちは、ミズキです。

会社のメールや報告書で書く文章。もっと上手に書けるようになりたいと思ったことはないでしょうか?

上司から、

「お前の報告書は分かりにくくて読みにくい。」

と言われると凹みますよね。

一方、文章を書くのが上手い人は伝達が早く、仕事がスムーズに進みます。

ミズキの会社でも分かりやすい報告書を書く人は、周りから一目置かれています。

では、文章の上手い人は、何が違うのでしょうか?

今回は、ミズキ自身が報告書や論文を書いてきた経験や本で学んできた事をもとに、文章の上手い心掛けていることを7つ紹介します。

合わせて文章力の鍛え方、おすすめ文章本も紹介しますので、ぜひ読んでみて下さい。

こんな方におすすめ
・この文章はどういう意味?とよく上司に聞かれてしまう方。

・報告書やメールを書くのが苦手な社会人の方。

読んで役立つこと
文章が上手い人の特徴、文章を上手に書くための鍛え方が分かります。

 

文章の上手い人の特徴

先に全体像を完成させてから書いている

文章の上手い人は、思いつくままに書いたりしません。
書く前に必ず全体の構成を練ります。

設計図なしでは建築家は家を建てられません。

それと同じで、文章を書く際は先に全体像を作ってから書きましょう。

ミズキの会社では、報告書は

  1. 打合せの経緯
  2. 目的
  3. 結論
  4. 詳細
  5. 今後のスケジュール
  6. 所感

を記載することが重要視されています。

そのため、社員はみな各項目に何を書くかをじっくり考え、報告書の構成を練ります。

構成がきちんとできていれば、一つ一つのつながりがしっかりし、まとまりのある文章にすることができます。

 

結論優先で書いている

文章は起承転結が大事、と学校では教わります。

しかし会社で書く文章は、「結」である論を最初に書くのが読みやすいとされます。

起承転結が大事になるのは作文や小説の分野です。

というのは、起承”転”結によって読者の想像を超えるような結末やどんでん返しがしやすくなるからです。

報告書を書く場合、どんでん返しは不要です。

会社では内容が素早く伝わることが重視されます。

そのためには、最初に結論を書くのが一番効果的なのです。

忙しい上司ならば途中の過程はすっ飛ばし、結論だけ知りたいもの。

最初の方を読めば報告書の全体像が分かる構成にし、詳細は詳しく知りたい方が続きを読めばいい、くらいの考え方でokです。

 

誰に向けて書く文章かを理解している

文章が上手な人は、「この文章は誰が読むものなのか?」

ということをよく理解しています。

これが理解できていると、

  • 報告書の背景はどの程度詳しく書くか
  • 専門用語はどのくらい噛み砕いて書くか

という配慮ができ、読む側にとってストレスのない文章が出来上がります。

 

例えば、就活生向けの仕事内容紹介のページを会社HP内に作るとしましょう。

その際、ある機械エンジニアが

『HPに載せるため、あなたの仕事内容を書いてください。』

と会社から言われたとしましょう。

 

そんな時、難しい用語や複雑なメカニズムをガンガン用いて紹介しても、就活生はさっぱり理解できません。

これでは、読み手のレベルに合わせていない独りよがりな文章になってしまいます。

文章を書くときは、どんな人が読むのかを想像し、その人のレベルに寄り添うように書くのがコツなのです。

 

一文が短く簡潔

文章が上手な人は、文一つ一つを長く書きません。

「12月1日に○○株式会社のA氏と打合せを実施し、新規プロジェクトの今後の進め方について検討した結果、関連会社との納期調整が不十分となったため、本件は来年以降に延期することとし、今後は別プロジェクトに注力していく予定である。」

 

このような長い文章は、読みにくさを感じさせます。

なぜなら長い文章は、読み手側に息をつく場所や、情報を頭で整理する余地を与えないからです。

 

読みやすい文章を書く人は、

1つの文章が最大60字目安。

1つの文章が伝えることは1つだけにする。

ということが徹底されています。

ミズキも一文は長く書きがちなので、よく反省しています。

そのため、報告書やメールを書く際は特に気をつけています。

 

主語と述語をきちんと対応させている

主語と述語がきちんと対応していないと、違和感のある文章になります。

例えばこちら。

私の夢は、豪華客船に乗って世界一周がしたいです。

このような主語と述語が合っていない文章は「ねじれ文」と呼ばれています。

世界一周したいのは「私」であり、「夢」ではありません。

正しい文章は、

  • 私の夢は、豪華客船に乗って世界一周をすることです。
  • は、豪華客船に乗って世界一周がしたいです。

となります。

短い文章ならば、ねじれ文には比較的気付きやすいです。

では、次の文章はどうでしょうか。

今年度の大手証券会社は、昨年の投資ブームにより異常なほど株式市場が沸いた反動で、軒並み前年同期比で減収減益の決算をもたらした。

主語は「大手証券会社」、述語は「決算をもたらした」です。

少し文章が長く、難しい単語が多いため気づきにくいですが、この文章も正しくありません。

「会社」が「決算をもたらした」わけではないです。

正しい文章は、

今年度の大手証券会社は、軒並み前年同期比で減収減益の決算となった。
この理由は、昨年の投資ブームにより異常なほど株式市場が沸いた反動によるものと推定される。

です。

このように、ねじれ文は

  • 1文が長いとき
  • 専門的な内容を書いているとき (複雑な説明をしているとき)

に起こりがちですので、気をつけましょう。

書いた文章を音読するとねじれ文の違和感に気づきやすくなります。

報告書を提出する前に、ぜひ音読してみると良いですよ。

 

常に具体的な表現を使っている

例えばこんな文章。

弊社の売上げは去年に比べ大きく増加した。

弊社の労働環境は10年前に比べ大きく変化した。

といった表現は、報告書に載せてしまいがちです。

ただ、これを読んだだけでは

  • 売上げは、去年に比べてどれくらい増加したのか?
  • 10年前の労働環境はどんな風で、その後どんな風に変化したのか?

ということが分かりません。

上手な文章は、読み手がイメージしやすいよう具体的に書かれています。

例えば、

・弊社の売上げは去年10億円であったが、今年は11億円であり10%増加した。

のように、数字を用いると分かりやすくなります。

また、「変化した」という表現だけしか使わないのでは、読者にとってイメージが沸きません。

「変化した」という表現を用いる場合、変わる前と変わった後を具体的に説明するのが大事です。

10年前は社員全員がオフィス内で業務をしていたが、現在は約4割が在宅勤務を実施している。

と書くと分かりやすくなります。

この他にも、

非常に/とても/かなり/ときどき/高い/安い/早い/遅い/長い/短い

といった副詞, 形容詞が入った文章は主観的になり、イメージが沸きにくくなりがちです。

書き手と読み手が同じ情報を共有できるよう、数字や具体例を出して書きましょう。

 

書いた後で読み直し、削っている

気合の入った文章を書くほど、文字数は多くなりがちです。

しかし、長い文章が常に良いわけではありません。

長い文章は、重要な情報を見落としやすくなる場合もあります。

そのため、文章の上手な人は、書いた後でじっくり読み直し文章を削っています。

  • 同じような内容が繰り返されている。
  • 重要でない情報が書かれている。
  • 一文が長く、回りくどくなっている。

このような部分は、文字数をどんどん削りましょう。

大事なのは長い文章であることではなく、「情報が過不足なく書かれていること」なのです。

シンプル・イズ・ベストです。

 


 

文章力の鍛え方

 ここまでは、文章が上手い人の特徴についてでした。

 では、これから上手な文章を書けるようになるには、どうしたらいのでしょうか?

 具体的な方法を3つ紹介します。

上記7つの実践

 報告書やメールでの連絡を行う際、上記の上手な文章の特徴を意識して書いてみましょう。

  • 最初に全体像を練っているか?
  • 結論から書いているか?
  • 主語と述語は一致しているか?
  • 長い文章はないか?
  • あいまいな表現を使わず、具体的な数字を書いているか?
  • 要らない情報は削っているか?

 など、仕事で文章を書くたびに実践しましょう。

こういうのは習うより慣れろ、です。

意識して経験を積み重ねていれば、少しずつ上手になっていきますよ。

ミズキも大学時代は本当にわかりにくい文章ばかり書いていました。
(よく教授に叱られていたものです。)

それでも日々会社で報告書や、こうしたブログを書いたりすることで以前よりも進歩していると確信しています。

上手な人の表現をメモし、真似をする

あなたの職場内に文章が上手な方はいませんか?

その方の報告書を読み、いいなと思った点はメモし、どんどん真似しましょう。

また、日ごろ何気なく使っているSNS、例えばTwitterにも、文章を書く時のポイントがよくツイートされています。

 

こういったツイートを読んで『なるほど!』と思ったら積極的に実践できるといいですよね。

文章術の本を一冊買ってみる

どうしても文章が苦手な人や、周りに手本になる方がいない人。そんな人は文章術の本を一冊買ってみてはいかがでしょうか。

いつまでも自己流で文章を書いていると、上達には時間がかかります。

本が一冊あれば基本からしっかり学べますので、上達の近道になりますよ。

おすすめ文章術本の紹介

以下に、これまで読んだ中でミズキがおすすめする本を2冊紹介します。

2冊とも、おすすめ文章術本と言えば必ず挙がるほどの名著です。

『新しい文章力の教室』

大手ユースサイト「ナタリー」で実践されているライティング方法がまとめられた一冊です。

「読者が負担なく読める文章」を書くための

  • 主語と述語の関係
  • 単語の重複
  • 文末のバリエーション

などについて具体例を交えつつ、基本的なルールが丁寧に解説されています。

きれいな文章が書けるようになりたい!という方は読んでみると良いでしょう。

 

 

 

『20歳の自分に受けさせたい文章講義』

ミズキが大学生の頃から参考にしている本です。

  • 「話せるのに書けない。」
  • 「相手に伝わらない。」
  • 「どう上手に書けばいいのかが分からない。」

という悩みを持つ方は、この本が非常に役に立ちます。

小手先の技術よりも、いい文章とは何か、ということについて本質を語っています。

さすがフリーランスライター歴15年の方の本。すらすら読めます。

 

まとめ

報告書やメールを書くを書くのが苦手な社会人向けに、

  • 上手な人の文章の特徴7つ
  • 文章力を鍛える方法
  • おすすめの文章術本

を解説しました。

記事を書いているミズキ自身もまだまだ精進が必要ですが、上手な人の文章や文章術本で勉強しながら書き続けており、少しずつ効果を感じています。

この記事が少しでも役に立てば幸いです。

 

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