仕事効率化

業務効率化!パワポ資料を早く仕上げるコツ5選

 

パワポで資料を作るの苦手…。

何度も修正されて全然完成しない…。

どうやったらもっと早く作れるのかな?

 

こんにちは、ミズキです。

社会人になると社内外を問わずPowerPointで資料を作成する機会はとても多いですよね。

ただ、資料を社内外に展開する際は上司の承認が必要な場合が多く、なかなか完成しないことはないでしょうか?

ミズキも新人の頃は資料作りがとても苦手でした。

作った資料を上司に見せては修正、見せては修正…。

その繰り返しで他の仕事が全然進まず、とても苦労していました。

ただ、現在はだんだんと早く仕上げるコツがわかってきたため、以前ほど苦労しなくなってきました。

今回は、ミズキが今までの経験を踏まえて、PowerPointの資料を素早く完成させるためのコツを5つ、解説していきます。

資料作りに時間がかかり、他の仕事に手が回らず困っている方は、是非読んでみて下さい。

こんな方におすすめ:
資料作りに時間がかかり、仕事が大変だと感じている方。

読んで役に立つこと:
どうやったら素早く資料作りができるかが分かります。

 

 

 

「目的」、「結論」、「目次」、「誰向けの資料か」を共有しよう。

はじめに本記事の結論をお話ししますが、パワポ資料を素早く完成させるためには、承認をもらう上司とこまめに打ち合わせをすることが重要です。

上司から『こういう資料を作って。』と言われて、自分だけで資料を作ったとしても、後で滅茶苦茶手直しをされるのがオチです。

そうならないためにも、まずは上司と、

  • 誰に報告する資料なのか。
  • 何を伝えるのか。(目的)
  • 資料で伝えたいことは何なのか。(結論)
  • どのようなストーリーにするのか(目次、目的→結論までの構成)

をきちんと打ち合わせしましょう。

この4点を自分が納得するまでじっくりと上司と話し合うことが重要です。

まず、誰に報告する資料なのかを明確にしましょう。

資料の内容をある程度知っている人に話すのか、それとも全く知らない人に話すのか。

それによって説明の丁寧さや必要な図・表が全く異なってきますので、この点もしっかり把握しておきましょう。

その後、目的と結論が決まり、目次によって資料のストーリーが出来上がれば、後で修正地獄になるリスクが下がります。

資料を作るに当たって、一番時間をかけるべきは以上の打ち合わせなのです。

この部分が完全に理解できていないまま資料を作っても、後で修正が大変になってしまいます。

 

作成スケジュールを上司と共有しよう。

資料の向け先、資料の目的、結論、構成を上司と共有し、自分も納得できたとしましょう。

そうすると次にやることは、資料完成までのスケジュールを上司と共有化することです。

スケジュールで決めるものは主に2つで、

  • 上司に初めて見せる資料の完成期限
  • 上司の修正が入った最終版資料の完成期限

です。

作成した資料を送付する際は、事前に上司のチェックが入ることが大半です。

そのため、上司からの指摘を修正する時間を加味すると、送付日よりも前倒しで資料のたたき台を完成させ、上司にチェックしてもらう必要があります。

また、最終版の資料は会議の前日に送付が必要な場合も少なくありません。

そのため、最終版の資料の完成期限もしっかりと共有しましょう。

資料のたたき台の完成期限と、最終版の資料の完成期限。

この2つの期限を共有していれば、上司も安心してくれるでしょう。

 

各スライドで何を伝えるかのラフな下書きを作ろう。

ここでようやく本格的な資料作りに入ります。

ただ、いきなりパソコンで作成し始めるのではなく、まずは各スライドのラフな下書きを紙に書いてみましょう。

映画の絵コンテや漫画のネームみたいなイメージです。

これによって、

  • 何枚くらいの資料になるか。
  • どんなグラフや表が必要になるのか。(+新たにグラフや表を作る必要があるのか)

が分かって来ます。

ノートやA4の紙に書いても良いですが、おすすめはポストイット(付箋)に書くことです。

ポストイット1枚につき、スライド1枚分の下書きを書くイメージです。

下書きがポストイットに書けたら、大きな紙に貼って、順番に並べていきましょう。

こうすることで、

 

スライドの順番を変えたいときに、ノートに書くよりもすっきりとイメージができる。

要らないスライドの取捨選択が見やすくなる。

 

というメリットが得られます。

ノートに書くと、スライドの順番組み替え等があるとごちゃごちゃして見辛くなってきます。

それにより余計頭が混乱してしまう恐れがあるのです。

ラフな下書きを完成したら、これも上司に見せ、了承をもらっておくのがおすすめです。

安心感が持てますし、後でやり直しをするロスも減らすことができます。

なお、パワポの構成を考える際にマインドマップを使う方もいるようですが、ミズキはおすすめしません。

マインドマップはレポートや報告書のような文章メインの構成を練るにはいいのですが、パワポのような図表を多く使う資料の作成はイメージがぼんやりしがちになるからです。

 

何回も直されることを覚悟し、早めに上司に提出しよう。

下書きが完成したら、いよいよ資料を作っていきます。

できれば上司と決めたスケジュールよりも前倒しで見てもらうことをおすすめします。

なぜなら、ミズキの経験上、パワポ資料の好みというのは、人によって千差万別だからです。

 

  • 後で誰でもわかるように、文章を多めに入った資料が好きな人。
  • 重要なグラフや表のみを載せ、文字は必要最低限なのが好きな人。
  • カラフルで色が多いのが好きな人、逆に黒字と赤字のシンプルなのが好きな人。
  • どんな細かいでデータも網羅し、全部載せるのが好きな人。

本当に千差万別です。

そのため、自分なりに「分かりやすい、良い資料」を作ったとしても、上司にとっては見辛い、分かりにくいと感じさせてしまうことが良くあります。

時間をかけて作った資料でも、上司と何度も修正のやり取りをすることは日常茶飯事です。

そのため、予定よりも早いスケジュールで上司に確認頂くことに越したことはないのです。

ですので、前倒しで進めていきましょう。

 

困ったら、上司に即相談!

資料を作っている途中で、「ここはどう書けばいいんだろう?」と悩むことは多々あります。

そんな時は、すぐ上司に相談しましょう。

悩み抜いた末に自分なりに作ってみたものの、上司から修正を指摘されれば、時間を無駄にしてしまいます。

こまめに相談することが、素早く資料を完成させる近道なのです。

ただし、上司も忙しく働いています。

何度も何度も来られると上司も大変ですので、ある程度相談したいことをまとめ、一度に聞きに行くのがおすすめです。

 

まとめ

会社で素早くパワポ資料を完成させるためのコツについて解説しました。

資料作りは社会人であれば誰もが行う仕事ですが、いきなり作り始めても良い資料はできません。

その前に大事な準備がいくつもあります。

  1. 「誰向けの資料か」、「目的」、「結論」、「目次」、を上司と共有し、構成を固める
  2. 資料の作成スケジュールを上司と打合せする。
  3. 各スライドで何を伝えるか、ラフな下書きを作り上司と共有する。

この3つを行った後で、初めてPowerPointでの資料作りに取り掛かるのがおすすめです。

また、その後のポイントは、

  1. 何回も直されることを覚悟し、スケジュールを前倒しして上司に見せる。
  2. 資料作りで困っていることがあれば、すぐ上司に相談する。

ということが大事です。

以上の点を意識すれば、従来よりもはるかに効率よく資料が作成できます。

なかなか資料が完成しないという精神的なストレスや、残業時間の増加による肉体的な負担を軽くできるはずです。

この記事が少しでも役に立てば幸いです。

 

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